Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenerhebung und -verarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die im Impressum genannte Stelle.

2. Erfassung von Zugriffsdaten (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System (bzw. unser Webspace-Provider) automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (anonymisiert, falls konfiguriert)

Diese Daten werden ausschließlich auf unseren Servern gespeichert und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Speicherung dient der Gewährleistung der Stabilität und der Betriebssicherheit der Website. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Kontaktaufnahme und Formulare (Webseite)

Auf unserer Website bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns in Kontakt zu treten oder einen Testzugang anzufordern.

a) "Interesse an ARTISTFLOW"-Formular (seite: interesse.php)

Wenn Sie unser Formular zur Interessensbekundung nutzen, erheben wir die dort ersichtlichen Daten (Agenturname, E-Mail-Adresse, ca. Anzahl Künstler, bisheriges System).

Diese Daten werden per E-Mail direkt an uns gesendet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses).

b) "Testphase starten"-Formular (Startseite & Features-Seite)

Auf unserer Website bieten wir ein Formular zur Anmeldung für eine 14-tägige Testphase an. Hierbei erheben wir Ihre E-Mail-Adresse.

Diese Datenerhebung dient ausschließlich dem Zweck, Ihnen den Testzugang bereitzustellen und Sie bezüglich des Testzeitraums zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Datenverarbeitung bei Nutzung der ARTISTFLOW-Software (Control Panel)

Bei der Nutzung unserer Software (im Folgenden "Software" oder "Control Panel") agieren wir als Dienstleister und Auftragsverarbeiter (im Sinne von Art. 28 DSGVO) für unsere Kunden (die Agenturen). Die Agentur ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Daten, die sie in die Software eingibt.

Unsere Software dient der Verwaltung von Agentur-, Künstler- und Buchungsdaten. Zu diesem Zweck verarbeiten wir (im Auftrag der Agentur) die folgenden Arten von Daten, die vom Kunden (Agentur) oder dessen Künstlern in das System eingepflegt werden:

• Agentur-Stammdaten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Logo/Branding-Elemente sowie weitere für die Funktionalität der Software erforderliche Konfigurationsdaten (z.B. zur Gewährleistung des E-Mail-Versands).
• Künstler-Stammdaten: Namen, Kontaktdaten, Adressen, Gagen, Verfügbarkeiten (Urlaub/Abwesenheiten), hochgeladene Dokumente (z.B. Verträge, Artist-Rider) und interne Nachrichten.
• Kunden-Stammdaten (der Agentur): Namen, Kontaktdaten, Adressen von Endkunden, die bei der Agentur Buchungen tätigen.
• Buchungs- und Auftragsdaten: Details zu Anfragen, Aufträgen, Gagen, Spesen, Rechnungsdaten und der dazugehörige Kommunikationsverlauf.

Künstler haben über das "Künstler-Portal" Zugriff auf die sie betreffenden Stammdaten und Auftragsdetails. Die Datenerhebung und -verarbeitung dient ausschließlich der Erfüllung des Vertragsverhältnisses zwischen uns und der Agentur (Bereitstellung der Software-Funktionen), gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Dazu gehören insbesondere Session-Cookies. Diese sind für den sicheren Betrieb der Website und der Software (z.B. für den Login-Status oder den Schutz von Formularen) erforderlich. Diese Cookies werden in der Regel nach Ende Ihres Besuchs oder beim Ausloggen automatisch gelöscht.

Der Einsatz dieser Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionalen Bereitstellung unserer Dienste). Analyse-Cookies oder Marketing-Cookies von Drittanbietern kommen bei uns nicht zum Einsatz.

6. Datenspeicherung und Drittanbieter

Der Betrieb unserer Website und der Software-Infrastruktur erfolgt ausschließlich auf Servern bei einem sorgfältig ausgewählten Hostinganbieter mit Serverstandort in Deutschland. Dies gewährleistet ein hohes Datenschutzniveau und schnelle Ladezeiten.

Alle von Ihnen übermittelten Daten werden ausschließlich auf diesen Servern gespeichert. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Wir setzen keine externen Analyse-Dienste (wie z.B. Google Analytics) oder sonstige Tracking-Tools von Drittanbietern auf unserer Website ein.

7. Ihre Rechte als Betroffener

Ihnen stehen als betroffene Person umfassende Rechte im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten zu. Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten.
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung.

Sofern Sie Nutzer unserer Software (Agentur oder Künstler) sind, wenden Sie sich für die Ausübung Ihrer Rechte bezüglich der in der Software verarbeiteten Daten bitte primär an Ihre Agentur (den Verantwortlichen). Wir werden die Agentur bei der Erfüllung Ihrer Anfragen selbstverständlich unterstützen.

Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

8. Datensicherheit

Wir treffen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.

• SSL/TLS-Verschlüsselung: Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte (wie z.B. Anfragen oder Daten im Control Panel) eine durchgehende SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung.
• Systemintegrität: Unsere Formulare und System-Logins sind durch technische Maßnahmen (z.B. den Einsatz von CSRF-Token) gegen missbräuchliche Anfragen von außen geschützt.
• Zugriffsbeschränkung: Der Zugriff auf Ihre Daten innerhalb unseres Unternehmens ist auf wenige, speziell geschulte Mitarbeiter beschränkt, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben (z.B. Support) benötigen.

9. Aktualität der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen (z.B. bei der Einführung neuer Funktionen) abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: Oktober 2025